Ședințe lungi și dese? O problemă de leadership

Studiile recente arată că angajații pierd în medie 3,6 ore săptămânal în ședințe neproductive.

Modul în care gestionați o întâlnire a colegilor, clienților sau o combinație a celor două poate fi un bun indiciu al abilităților de leadership pe care le dețineți. Diferenta dintre un lider si un sef este ca liderul are de multe ori o functie informala si conduce o echipa catre rezultate performante, meritul fiind asociat echipei nu doar liderului.

Decât să fii un simplu facilitator care elaborează o listă de verificare a subiectelor de discutat, încearcă să îți pui în valoare aptitudinile de leadership facilitând cu succes motivația, schimbul de informații, accentul pe  chestiuni cheie, mentoratul și chiar arbitrajul pe întreaga durata a ședinței.

Urmați aceste 10 recomandări orientate catre leadership și veți conduce garantat o ședința de succes.

  • Evită ședințele lungi și dese.

Sunt complet neproductive și angajații le detestă

  • Fii pregătit.

Oferiți oamenilor timpul necesar pentru a vă asigura o prezență ridicată. Folosește Outlook când creezi întâlnirea. Astfel te asiguri că toți participanții își sincronizează calendarul. Nu uita să descrii în amănunt scopul și subiectele ce se vor discuta.

  • Fii organizat și prompt.

    Organizați o agendă clară a ședinței, începeți întâlnirea la timp și terminați-o când ați promis, înainte ca oamenii să își piardă concentrarea. Creează o agendă a ședinței și distribuiți-o în avans. Invită la ședință strict persoanele relevante pentru topicul dezbătut și cere-le să vină cu soluții concrete.

  • Fii punctual.

    Puterea exemplului este un excelent atribut în leadership-ul echipei. Nu cere altora ceva ce tu nu poți face. Transmite-le colegilor  cât de importantă este pentru tine punctualitatea și nu uita să le mulțumești pentru asta încă de la începutul ședinței.

  • Fii productiv.

    În funcție de tipul de întâlnire, pentru a face ședința mai productivă, sugerați participanților ca fiecare să se comporte că și când s-ar afla în fața unui studio live de televiziune. Spune-le că comentariile lor vor fi difuzate needitate.
    Acest lucru va ajuta participanții să rămână concentrați, să genereze idei mai bune, să rămână respectuoși și să îi asculte cu atenție și pe ceilalți.

  • Fii atent.

    Ești lider, conduci ședința și meriți toată atenția participanților. În cazul în care unii participanți se  lansează în conversații secundare, spuneți ceva de genul: „Timpul nostru este prețios, așadar să rămânem toți concentrați asupra subiectelor din agenda agreată”.
    Dacă o conversație între doi participanți devine contradictorie, sugerați-le să vă întâlniți voi trei în mod privat pentru a discuta problemele. Faceți tot posibilul pentru a restabili calmul, deoarece întregul grup poate pierde rapid energia în fața sentimentelor negative.

  • Fii corect.

    Participanții prea zeloși sau conflictuali pot fi gestionați prin a spune: „Nu toți apreciem modul în care tu pui problema. Pentru a-ți expune opiniile și  ideile, aș vrea să-ți sugerez să vorbim detaliat după întâlnire”.

  • Fii echidistant.

    Pentru a menține atenția participanților, angajați-i pe toți în conversație, atât înainte cât și în timpul întâlnirii. Evitați prea multe comentarii. Mențineți focus pe soluții, nu pe probleme.

    Dacă vă aflați într-o întâlnire în care nu cunoașteți toți participanțiii, începeți ședința cu un tur de masă, introduceți-vă și întrebați-i despre rolul lor în cadrul companiei sau al proiectului.

  • Luați notițe.

    Desemnați încă de la început un participant ce va întocmi minuta întâlnirii, subiectele abordate și deciziile luate.  Nu uitați să transmiteți la finalul ședinței această minută către toți participanții asigurându-va că fiecare știe ce are de făcut în planul de implementare a soluțiilor.

  • Recapitulați.

    După ce ați recapitulat pașii următori și cine va face ce și când,  asigurați-vă că le mulțumiți tuturor pentru timpul și contribuția lor.

Restul, hai la treabă!

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *